Скажімо, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2011 році, починають з 1 січня 2012 року.

     Після аналізу номенклатури справ необхідно скласти їх описи. В організаціях^[*], у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (НАФ), складають описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу:

     • постійного зберігання — у 4-х примірниках;

     • тривалого (понад 10 років) зберігання — у 2-х примірниках;

     • з особового складу — у 3-х примірниках.

     В організаціях, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають описи справ тривалого зберігання та з особового складу:

    - тривалого (понад 10 років) зберігання:

     — у 3-х примірниках, якщо організація має орган вищого рівня;

     — у 2-х примірниках, якщо органу вищого рівня немає;

     - з особового складу — у 2-х примірниках.

     Після зведення описів справ за відповідний період складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — акт). До акта включають відомості про справи, відібрані для знищення. Форму акта встановлено Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. № 16 (із змінами, далі — Правила № 16).

     Кожному акту присвоюють унікальний номер. Відповідно до Правил № 16 нумерація актів за весь час діяльності організації має бути валова, починаючи з № 1 (див. Додаток 1).

     Під час складання акта необхідно послуговуватися примітками, поданими в Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (із змінами, далі — Перелік № 41), та відомчих переліках, зокрема такими:

     • «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства...»;

     • «Доки не мине потреба»;

     • «Після закінчення строку договору»;

     • «До заміни новими».

     Акт оформлюють у двох примірниках. Записи про однорідні справи за декілька років вносять до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ у групі.

     Експертизу цінності документів, їх відбір для наступного зберігання або знищення має здійснювати експертна комісія (ЕК), якій слід діяти відповідно до положення, розробленого на підставі одного з таких документів:

     • Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 р. № 183;

     • Примірне положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 6 травня 2008 р. №83.

     Порядок утворення та роботи ЕК визначає Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 (із змінами).

     Склад ЕК та положення про неї затверджує наказом керівник організації.

     Акт подають на розгляд ЕК разом з описами справ (їх річними розділами).

     ЕК організацій, у діяльності яких утворюються документи НАФ, разом з актом розглядають три види описів:

     • справ постійного зберігання;

     • справ тривалого зберігання;

     • справ з особового складу.

     ЕК організацій, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, разом з актом розглядають два види описів:

     • справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

     • справ з особового складу.

     Акт та описи справ розглядають на засіданні ЕК, яке скликають відповідно до плану роботи ЕК.

     У разі відсутності зауважень ЕК схвалює подані документи. Якщо зауваження до акта або описів справ наявні, то ці документи повертають на доопрацювання, а потім повторно подають на розгляд ЕК. Для цього може бути скликане позапланове засідання ЕК у строки, визначені головою ЕК з урахуванням строків подання акта та описів справ на розгляд експертно-перевірної комісії (далі — ЕПК) державного архіву чи ЕК архівного відділу райдержадміністрації або міської ради.

     Після того як акт та описи справ схвалено ЕК, їх потрібно подати на погодження:

     • описи справ постійного зберігання та з особового складу — до ЕПК відповідного державного архіву (Автономної Республіки Крим, області, міст Києва і Севастополя) чи ЕК архівного відділу райдержадміністрації, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких перебуває організація. Погодження акта й описів справ постійного зберігання та з особового складу оформлюють відповідним грифом, де зазначають дату й номер протоколу засідання ЕПК державної архівної установи чи ЕК архівного відділу;

     • описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання організацій, у діяльності яких не створюються документи НАФ, — до органу вищого рівня (за умови його наявності). У разі погодження описів справ тривалого зберігання ЕК органу вищого рівня (для організацій, у діяльності яких не створюються документи НАФ) на описі ліворуч від грифу схвалення ЕК за аналогічною формою оформлюють гриф погодження ЕК вищого рівня.

     Після погодження у відповідній державній архівній установі акт, а також описи справ постійного зберігання та з особового складу слід затвердити керівникові організації. Підпис керівника обов’язково має бути засвідчений гербовою печаткою.

     Опис справ тривалого зберігання затверджує керівник після схвалення ЕК, а в разі наявності органу вищого рівня — після погодження з ЕК цього органу.

     Лише тоді, коли пройдено всі попередні етапи, організація може знищувати документи, строк зберігання яких закінчився. Для цього існує декілька способів:

     • передавання підприємствам, які збирають і заготовлюють вторинну сировину;

     • спалення;

     • знищення документів за допомогою шредера.

     Якщо знищення документів здійснено одним із зазначених способів, про це роблять відмітку в акті (зазначають спосіб знищення документів), яку засвідчують підписом посадової особи, яка знищила документи, із зазначенням її посади та дати знищення. Якщо знищення виконували кілька працівників організації, відмітку засвідчує кожен з них (із зазначенням посади та дати знищення).

Державний реєстратор

Реєстраційної служби Радехівського

Районного управління юстиції Львівської області                  Повх Т.В.